MUS-samtalen - sådan gør du

Foråret er kommet, og med det følger mange steder MUS-samtalen. Den er et vigtigt personalepolitisk instrument for lederen, og dér hvor medarbejderen har mulighed for at få indflydelse på sin kompetenceudvikling. Men hvad skal man have styr på før, under og efter samtalen for at få det optimale udbytte? Her finder du en guide og værktøjer til MUS for både leder og medarbejder.

Af Margrethe Grevy

Forbered jer:

For at få en udbytterig MUS, bør I begge gøre jer klart, hvad I ønsker at få ud af MUS-samtalen

• Som leder skal du overveje, hvad dit vigtigste budskab til medarbejderen er, og hvordan du kan bruge samtalen, så medarbejderen bedst muligt bidrager til opfyldelsen af arbejdspladsens mål og strategier. Er tidligere aftalte udviklingsmål indfriet, og er ny viden fra f.eks. kurser blevet omsat til praksis? Hvis ikke tidligere aftalte udviklingsmål er indfriet, er det så fordi, de ikke længere er aktuelle, eller er der andre årsager? Tænk over konkrete eksempler og forbered dig på, hvordan du vil begynde samtalen.
• Fokus bør være på kompetencer og opgaveløsning, samt hvordan medarbejderens kompetencer matcher arbejdspladsens behov og strategi. For at få styr på indholdet af samtalen, kan du som leder gøre brug af Kompetencewebs MUS-automat, hvor du kan danne dit eget MUS-skema. I MUS-automaten finder du en række spørgsmål, som du kan vælge imellem, og som alle er velegnede til MUS-samtalen.
• Som medarbejder skal du overveje dine ønsker til din faglige og personlige udvikling, samt gennemtænke dine udviklingsmuligheder med arbejdspladsens strategiske behov for øje. Hvordan har du omsat sidste års udviklingsmål i dit daglige arbejde, og hvad vil du gerne blive endnu bedre til i det kommende år? Kan der sættes punktum for udviklingen af visse kompetencemål, og hvilke nye bør tages op? Hvilke oplevelser kan du fortælle om i samtalen, således at de gode arbejdsoplevelser kan danne udgangspunkt for dine udviklingsmål? Brug kompetencewebs metoder til kompetenceafklaring som inspiration og hjælp.

Skab gensidig forventningsafstemning:

Sørg for, at der bliver skabt en gensidig forventningsafstemning inden samtalen.

• Lederen kan afstemme forventninger ved i god tid at give medarbejderne et skema med de emner, samtalen skal handle om. I MUS-automaten kan du med få klik danne dit eget skema. Du klikker til venstre for de spørgsmål, du vil have overført til skemaet, og MUS-automaten danner så automatisk et dokument, som du kan redigere i, udskrive og give til medarbejderen.
• Du skal som medarbejderen gøre lederen opmærksom på, hvis der er andre emner, du ønsker at tage op. Hvis din leder ikke sender et samtaleskema rundt, kan du selv sende en mail til din leder med de emner, du ønsker, I skal tale om og opfordre din leder til at gøre det samme. På den måde bidrager du til, at I har samme forventninger til samtalen.
• Medarbejdere bør overveje, hvad der er mest væsentligt at få talt med lederen om. Det kan f.eks. være din nuværende arbejdssituation (fx tilrettelæggelse af arbejdet, arbejdets indhold og krav, arbejdsindsats) Du kan også tale om nye jobmuligheder (fx udstationering, jobrotation, jobskifte) eller trivsel og læring (fx efteruddannelse, faglige kurser og personlig udvikling, forhold til leder, kolleger og arbejdsopgaver).  Du kan se flere forslag til emner, der kan tages op i MUS via MUS-automaten.

Udarbejd en udviklingsplan:

Som afslutning og opsamling på MUS-samtalen kan I i fællesskab udarbejde en skriftlig udviklingsplan for det kommende år.

• I udviklingsplanen noterer I jeres aftale om medarbejderens ønsker til fx udvikling og uddannelse frem til næste MUS og også gerne på længere sigt. Udviklingsplanen opbevares af begge parter og skal støtte opfølgningen på samtalen, samt danne grundlag for samtalen det efterfølgende år. Jo mere konkret udviklingsplanen er, desto lettere er den at forholde sig til og følge op på.
• I udviklingsplanen skal I også notere hvem af jer, der er ansvarlig for, at de enkelte punkter i planen bliver gennemført. Er det lederen eller medarbejderen selv, der skal sørge for at sætte en aktivitet i gang? På Kompetenceweb finder I metoder til at udarbejde en udviklingsplan, samt en række individuelle og fælles øvelser.

Evaluer og følg op:

Idéen med at afholde MUS er at få skabt en effekt og få omsat samtalen til praksis. Opfølgningen er derfor helt essentiel!

• Begynd evalueringen umiddelbart efter, at samtalen er gennemført. Hvad var det vigtigste udbytte af samtalen? Hvad gjorde den konstruktiv, og hvad kunne have gjort den endnu bedre?
• Som leder er det dit ansvar at skabe gode rammer og betingelser for kompetenceudvikling og hjælpe med at skabe retning og fokus i udviklingen. Følg løbende op på, om udviklingsaktiviteterne er på rette spor, og om medarbejderen opnår det forventede udbytte - En god opfølgning på samtalen er afgørende for, at I begge oplever, at MUS har effekt. Vær opmærksom på, hvordan medarbejderens udviklingsmuligheder og kompetencebehov påvirkes af organisatoriske og strukturelle ændringer.
• Opfølgning på MUS kan med fordel systematiseres som en mini-MUS hvert halve år. Formålet er at gøre status på aftalerne i udviklingsplanen. Hvis nogle af aktiviteterne ikke forløber som forventet, bør medarbejder og leder drøfte hvorfor, og om der skal tages nye initiativer. Viser det sig, at de nødvendige initiativer ikke er iværksat, skal I i fællesskab aftale, hvordan målet kan nås frem til næste MUS.

Læs meget mere om MUS-samtalen under leder- og medarbejdersektionen her på Kompetenceweb.